Gestion des ressources humaines, suivi des formations et habilitations, audits qualité, contrôles périodiques des équipements, suivi d’indicateurs énergétiques, satisfaction client et qualité fournisseur… Dans tous les secteurs d’activité, les charges administratives pèsent lourd dans l’agenda des responsables QHSE, au détriment de tâches opérationnelles et de l’accompagnement des collaborateurs.
Heureusement, un système documentaire bien rôdé, couplé à des outils dédiés, permet de faciliter la gestion de ses documents !
Qu’est-ce qu’un système documentaire ?
On parle de système documentaire en entreprise pour définir une gestion structurée rassemblant l’ensemble des documents importants de l’organisation. Il peut s’agir du règlement intérieur, de procédures, de fiches de postes, de la documentation technique, ou encore d’une base documentaire pour le suivi des stocks. Chacun de ces documents sont rattachés à des activités au sein de l’organisation, qu’il s’agisse des activités RH, Qualité, RSE, HSE ou de production par exemple. On parlera alors de gestion documentaire globale ainsi que de système documentaire spécifique avec une notion de centralisation des données par activité.
Pourquoi la gestion documentaire est-elle si importante ?
Dès les années 90, le principe de l’assurance qualité demande aux entreprises (ainsi que les fournisseurs et l’ensemble des prestataires) de fournir les documents prouvant la maîtrise des risques et de la qualité en interne. Aussi certaines obligations règlementaires, en lien avec la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) par exemple, soumettent petit à petit les entreprises à un devoir de redevabilité tant sur les aspects sociétaux qu’environnementaux. Et pour celà, il faut archiver ses données, ses résultats, et ses indicateurs.
La GED : LA solution pour éviter de crouler sous la paperasse !
Dans le cadre de la construction de son système documentaire, il est important d’être organisé de ne pas s’éparpiller. De plus, la mise en place d’un système de management quel qu’il soit, est un exercice qui nécessite l’intervention de différents acteurs. Ce groupe de travail doit pouvoir accéder rapidement à la documentation et aux historiques de consultation, tout en ayant la possibilité de modifier un ou plusieurs documents si nécessaire.
Pour gagner en efficacité, disposer d’un système de Gestion Électronique Documentaire (GED) peut s’avérer très utile.
Retrouvez l’intégralité de l’article sur notre Blog QHSE.
Allez plus loin, retrouvez l’Application Gestion Électronique Documentaire (GED) sur la MarketPlace BlueKanGo.
Auteur : Thibaut GILLES, Bluekango.
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