Pour une acquisition de machine ou d’équipement de production réussie

La démarche d’acquisition d’une machine ou d’un équipement de production doit s’appuyer sur la participation et l’expression de chaque acteur concerné, qu’il s’agisse des utilisateurs (acheteur et opérateurs) ou des concepteurs (chargé d’affaires et projeteur). Elle comporte quatre étapes que l’utilisateur peut mettre en place s’il en a les moyens ou les compétences. Dans le cas contraire, il peut se faire assister par un organisme ou une personne compétente dans ce domaine.

Description et préparation du projet

Cette étape est fondamentale pour obtenir une machine adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise. Pour ce faire, il faut recueillir des informations techniques, en tenant compte à la fois des retours d’expériences et des informations sur les analyses d’activité auprès des personnes concernées (maintenance, sécurité, production, etc.) et en se posant les bonnes questions dans l’objectif de l’élaboration du cahier des charges.

Du cahier des charges à la commande

Le cahier des charges est un outil indispensable de dialogue entre l’utilisateur et le concepteur. Ce cahier doit exprimer les exigences explicites et implicites de l’utilisateur sous forme de fonctions. Elles doivent couvrir les phases de vie de la machine, allant de l’installation au démantèlement. Chaque fonction doit être caractérisée par des critères vérifiables relatifs aux résultats et aux usages attendus.

Le cahier des charges doit être rédigé avec la participation des personnes compétentes. Pour cela, il est conseillé de constituer un groupe de travail formé de représentants des différents métiers ou services de l’entreprise ou compétence particulière (prévention des risques, ergonomie, etc.).

En phase consultation, le cahier des charges est le support de référence au dialogue entre l’utilisateur et le concepteur. Pour mieux répondre à l’appel d’offres, les concepteurs peuvent demander des précisions sur des points particuliers, faire part de leurs difficultés ou encore émettre des suggestions ou des propositions.

C’est l’occasion pour l’utilisateur d’examiner avec les concepteurs les modes opératoires prévus pour la production (y compris en modes dégradés), les changement d’outillage, la maintenance, etc. et de s’assurer que les conditions de sécurité et d’intervention sont satisfaisantes et adaptées au contexte prévisible d’exploitation. De plus, il est nécessaire d’indiquer les vérifications et leur planification, les éventuelles formations et la désignation du responsable de la mise sur le marché. Le cahier des charges facilite également la prise de décision lors de l’évaluation et du choix des offres. La version finale du cahier doit être annexée à la commande pour le rendre contractuel.

De l’étude à la réception

Le dialogue utilisateur/concepteur se poursuit lors des phases d’études, de réalisation et de pré-réception, notamment lors du choix de solutions techniques affectant l’utilisation future de la machine. Ce dialogue permet également au concepteur d’élaborer l’analyse des risques en tenant compte de l’utilisation envisagée de la machine par l’utilisateur.

Pour les phases de livraison et d’installation de la machine, un plan de prévention est établi pour tenir compte des risques liés à la co-activité entre les travaux d’installation et l’activité habituelle de l’utilisateur.

La réception de la machine par l’utilisateur permet de vérifier la conformité à la directive machine et le respect des clauses du cahier des charges.

Mise en exploitation

À partir de la notice d’instruction établie par le concepteur, l’utilisateur doit établir les fiches de poste à destination des opérateurs, ainsi que les procédures de maintenance.

Ces documents doivent intégrer les risques résiduels et les moyens de prévention et de sécurité pour les éviter. Ils doivent évoluer, en concertation avec les personnes concernées afin de tenir compte de l’activité réelle réalisée par les opérateurs.

Ces documents servent à faire de l’information/formation au poste de travail. Une évaluation des acquis des personnes formées est à effectuer.

Besoin d’aide pour établir des fiches de postes ? Les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Schémas commentés en Santé et Sécurité au travail » qui contient un schéma récapitulatif, des explications et conseils sur le sujet.

Références : ED 6231 : Réussir l’acquisition d’une machine ou d’équipement de production – Mai 2016 INRS (Institut national de recherche en sécurité)

Sur le même sujet : Achat d’une machine : rédiger son cahier des charges.